Exemple pour le sujet de mémoire: Audit des processus d'encaissement des cotisations IARD dans une compagnie d'assurance
UNE NOTE DE SYNTHÈSE AVEC LES COMMENTAIRES EN ROUGE
La note de synthèse doit débuter par une présentation précise de la mission. Il faut éviter absolument les présentations trop générales sur un secteur d'activité. Il faut rapidement rentrer dans le vif du sujet.
Exemple: La mission d’audit portant sur les processus d’encaissement de cotisations IARD consiste, pour le commissaire aux comptes, à prendre connaissance des processus permettant d’encaisser et d’enregistrer les cotisations, mais aussi et surtout à les évaluer et à les tester. On évaluera essentiellement le risque que les encaissements ne soient pas enregistrés de manière exhaustive et exacte. En effet, une absence de fiabilité des enregistrements pourrait engendrer des anomalies significatives dans les comptes étant donné les volumes en jeu. C’est pourquoi l’auditeur ne peut s’affranchir d’un audit portant sur les processus d’encaissement.
Il faut ensuite présenter les difficultés générales de la mission afin de légitimer votre production. Exemple: Les processus d’encaissement présentent plusieurs traits caractéristiques. Cela tient tout d’abord au nombre très important d’opérations d’un montant unitaire faible qui implique une forte automatisation des processus. De plus, le souscripteur peut effectuer le paiement de sa cotisation avec des moyens de paiement différents, qui sont autant de processus à auditer. Ajoutons que les particularités de l’audit tiennent également à la transversalité des processus, qui complexifie l’identification des acteurs principaux mais aussi celle des procédures mises en œuvre. D’ailleurs, cette identification des acteurs principaux est d’autant plus difficile que, très souvent, certaines étapes des processus d’encaissement font l’objet d’une sous-traitance. Enfin, les compagnies opèrent souvent avec des courtiers qui doivent leur reverser les cotisations encaissées conformément aux dispositions du protocole.
Réponse générale aux difficultés: La méthode présentée dans le mémoire prendra donc en compte l’ensemble de ces spécificités en proposant des outils facilitant la réalisation de la mission. Le mémoire couvrira les processus relatifs à l’ensemble des moyens de paiement acceptés par une compagnie. Par ailleurs, les processus feront l’objet d’une étude allant de l’étape du paiement par le sociétaire jusqu’aux étapes de recouvrement des impayés. La problématique du reversement de cotisations par les courtiers sera également étudiée. L’ensemble des spécificités mises en évidence précédemment engendre plusieurs difficultés dans la mise en œuvre de la mission. En effet, les processus d’encaissement sont multiples et très automatisés compte tenu du grand nombre d’opérations d’un montant unitaire faible.
Il sera donc nécessaire d’analyser les processus de chacun des moyens de paiement générant des encaissements. D’autre part, les dispositions législatives particulières du secteur de l’assurance augmentent la complexité générale de l’audit. Nous avons là une première présentation des difficultés de la mise en œuvre de l’audit.
On peut ensuite rentrer dans le détail des difficultés ( voir ci dessous):
Il est maintenant nécessaire de détailler ces obstacles mais aussi les solutions proposées pour les franchir. Ces obstacles peuvent être classés en cinq catégories que nous allons détailler en soulignant leurs conséquences en terme de complexité de mise en œuvre de la mission et en terme de solutions proposées.
....................................................... Les difficultés liées à la transversalité des processus : Les processus d’encaissement impliquent de nombreux acteurs qui peuvent de plus être éparpillés sur le plan géographique. La conséquence de cette difficulté est le caractère chronophage qu’engendrent l’identification des interlocuteurs ainsi que la préparation des multiples entretiens.
Solution à cet obstacle: La réponse à ces difficultés consistera en une méthode d’identification des interlocuteurs clefs et de préparation des entretiens. Un guide d’entretien sera proposé dans la première partie pour chacun des moyens de paiement générant des encaissements afin de permettre à l’auditeur une bonne compréhension des processus. Ces guides permettront un gain de temps précieux lors de la préparation de l’audit.
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Les difficultés liées à la volumétrie des opérations d’encaissement : L’auditeur ne pourra évaluer le risque de manière satisfaisante en déployant une méthodologie classique. Cela tient à la volumétrie des opérations d’encaissement qui obligent le commissaire aux comptes à utiliser des outils spécifiques.
Solution à cet obstacle:
Les réponses à ce problème figureront dans la deuxième et la troisième partie du mémoire, qui présenteront respectivement une méthode d’évaluation du risque et des tests à mettre en œuvre. Des questionnaires d’évaluation du risque pour l’ensemble des moyens de paiement seront proposés. Dans la troisième partie, nous présenterons des tests de cheminement à effectuer ainsi que des tests réalisables à l’aide de logiciels d’analyse de données.
....................................................... Les difficultés liées à l’automatisation des processus : L’automatisation des processus, qui est indispensable compte tenu des volumes d’encaissement, peut cependant complexifier la compréhension des mécanismes d’enregistrement comptable.
Solution à cet obstacle:
Cette difficulté fera l’objet d’une réponse dans les trois parties du mémoire qui proposeront respectivement une explicitation des mécanismes d’enregistrement des flux, une méthode d’évaluation du risque lié à l’interface entre chaînes techniques et chaînes comptables et enfin des tests de cheminement permettant de s’assurer que l’automatisation est garante du respect de la piste d’audit. ....................................................... La compréhension et l’analyse de processus multiples : Dans l’hypothèse où la compagnie n’aurait pas formalisé les processus d’encaissement de cotisations, l’auditeur devra effectuer ce travail relativement ardu et chronophage mais néanmoins très utile pour bien saisir la logique chronologique des encaissements et des enregistrements. D’autre part l’auditeur devra évaluer le risque relatif aux différents moyens de paiement générant des encaissements dans la compagnie auditée.
Solution à cette difficulté:
Nous proposerons donc des exemples commentés de modélisation pour chaque moyen de paiement (partie 1). L’auditeur pourra gagner du temps en s’appuyant sur ces exemples pour construire les modélisations. D’autre part, nous proposerons aussi des questionnaires d’évaluation du risque pour les différents moyens de paiement acceptés par la compagnie (partie 2).
....................................................... La sous-traitance de certaines étapes du processus : Certaines étapes des processus d’encaissement sont très souvent sous-traitées. Or, Il est difficile pour l’auditeur d’évaluer les risques des processus gérés à l’extérieur de l’entité auditée, parmi lesquels s’inscrivent notamment les reversements de cotisations par les courtiers.
Solution à cet obstacle:
La réponse proposée s’appuiera, dans la deuxième partie, sur une méthode qui évaluera le risque de non maîtrise des opérations sous-traitées en y incluant la problématique du reversement de cotisations par les courtiers. Nous proposerons des questionnaires d’évaluation du risque lié aux opérations faisant l’objet d’une sous-traitance. Un questionnaire spécifique d’évaluation du risque lié au reversement de cotisations par les courtiers sera également proposé.
On montre ensuite que le plan du mémoire représente une réponse aux difficultés et obstacles:
Le mémoire apportera donc une réponse à l’ensemble des difficultés induites par les spécificités de l’audit. Cette réponse prendra la forme d’une structure tripartite.
- La première partie du mémoire sera consacrée à la phase de préparation de la mission. Cette partie proposera, en substance, une méthodologie de préparation à la fois conforme aux exigences des NEP et aux spécificités d’un audit des processus d’encaissement. Cette phase passera par l’élaboration d’un plan de mission adapté à l’audit des processus d’encaissement. Cette partie sera structurée en trois sous-parties qui correspondront aux trois étapes chronologiques de la préparation de l’audit. Tout d’abord, nous présenterons la phase de prise de connaissance de l’entité et de ses processus relatifs aux encaissements. Ensuite, nous traiterons de l’étude du système d’information de l’entité. En effet, pour mener à bien la mission, l’auditeur doit impérativement prendre en compte les exigences d’un audit en milieu informatisé. Enfin, une méthode de construction du plan de mission, qui découlera de la prise de connaissance de l’entité mais aussi de celle du système d’information, sera proposée. Cette phase visant à prendre connaissance de l’entité, de ses processus, de ses particularités organisationnelles et réglementaires constitue un préalable nécessaire à l’évaluation des risques. Au terme de la prise de connaissance de l’entité et de la définition du plan de mission, l’auditeur disposera d’une connaissance suffisante de l’entité pour pouvoir passer à la seconde étape qui consistera à évaluer le risque d’anomalies significatives. - La seconde partie du mémoire sera consacrée à l’évaluation des risques. Cette évaluation sera donc effectuée après une prise de connaissance approfondie de l’entité auditée et de ses procédures relatives aux encaissements. Cette phase est déterminante dans la mesure où elle permet à l’auditeur d’identifier, de comprendre et d’évaluer les sécurités mises en place pour fiabiliser les enregistrements comptables et pour assurer l’intégrité des systèmes d’information. Durant cette phase, l’auditeur va approfondir son analyse et évaluer les risques pouvant engendrer des anomalies significatives dans les comptes. Dans cette seconde partie, nous nous attacherons tout d’abord à procéder à une analyse de la fiabilité du déversement des flux d’encaissement des chaînes techniques vers les chaînes comptables. En effet, cette problématique représente un enjeu majeur de la mission car l’exhaustivité et l’exactitude des enregistrements comptables sont étroitement liées à la fiabilité de l’interfaçage. Après ces travaux l’auditeur pourra alors aborder la phase de mise en œuvre des tests.
- La troisième partie du mémoire sera donc consacrée à la phase de test. En effet, l’auditeur devra s’assurer, notamment à travers les tests, que les points forts identifiés lors de la phase d’évaluation du risque d’anomalies significatives en sont réellement. Pour mettre en place cette phase de test, l’auditeur devra, dans un premier temps, s’assurer du respect des procédures d’encaissement prévues et de la fiabilité des enregistrements comptables en mettant en œuvre des tests de cheminement. Après avoir effectué ces travaux, il pourra alors s’attacher à tester l’efficacité des contrôles mis en œuvre par l’entité pour détecter des anomalies significatives. Enfin, le commissaire aux comptes pourra mettre en évidence les zones de risques réels identifiées et communiquer au gouvernement d’entreprise les conclusions de l’audit effectué.
La mission d’audit des processus d’encaissement sera alors achevée et l’auditeur pourra alors aborder la phase des tests de substance en orientant les contrôles en fonction des conclusions qui ressortent des travaux réalisés sur le contrôle interne.